Ako sme tlmočili online strategické stretnutie distribútorov z 11 krajín

Tlmočenie v časoch virtuálnych stretnutí

Väčšina stretnutí sa už rok odohráva najmä v online prostredí. Dlhoročný klient Atlas Copco nás oslovil s požiadavkou technického zabezpečenia a simultánneho tlmočenia stretnutia distribútorov spoločnosti z 11 krajín.

Agenda stretnutia obsahovala vstupy rečníkov o výsledkoch z minulého roka, vyhliadkach na rok 2021, nových produktoch a marketingu a podobne.

Program stretnutia sa dotkol niekoľkých segmentov, v ktorých musí mať tlmočník prehľad. Do projektu sme preto zapojili tlmočníkov, ktorí sú odborníci na finančnú a marketingovú terminológiu, technológie a inovácie.

4 tlmočníci simultánne tlmočili v jazykových kombináciách:

• anglický jazyk – slovenský jazyk
• anglický jazyk – poľský jazyk

Dĺžka trvania projektu: 2.2.2021, 9.00 – 13.00 hod.

Miesto: Stretnutie prebiehalo v online priestore cez platformu ZOOM.

7 krokov, aby online tlmočenie prebehlo na jednotku

1. Príprava na projekt začala už v decembri. Okrem zabezpečenia tlmočenia a doladenia všetkých detailov, sme pripravovali aj kompletné technické zabezpečenie pomocou platformy ZOOM.
2. Tlmočníci mali k dispozícii všetky dostupné podklady a prezentácie na plnohodnotnú prípravu. Súčasťou prípravy bola aj samostatná skúška s tlmočníkmi.
3. Druhá testovacia skúška prebehla s klientom. Chceli sme mať istotu, že si všetci účastníci dokážu nainštalovať potrebný softvér.
4. Dohodli sme sa na organizácii detailov (kto bude viesť stretnutie, ako bude prebiehať tlmočenie otázok, atď.).
5. Pre hladký priebeh sme vytvorili návod a nákres s inštrukciami, ktoré boli vopred rozdistribuované.
6. Tlmočníci boli pripojení zo Slovenska a z Poľska, účastníci a prednášajúci sa pripojili z Českej republiky, Slovenska, Poľska, Švédska, Rumunska, Bulharska, Slovinska, Srbska, Chorvátska, Severného Macedónska a z Bosny a Hercegoviny.
7. Vytvorili sme 3 samostatné audio kanály, z ktorých si mohli účastníci stretnutia vybrať – originál v anglickom jazyku, a tlmočenie do poľského a slovenského jazyka.

Internetové pripojenie môže zradiť, príprava na rôzne scenáre bola kľúčová

• Aby sme vylúčili vznik problémov počas stretnutia, ako dôležitý krok sa ukázali dve testovacie skúšky.
• Detailnými návodmi a nákresmi sme sa snažili účastníkom proces pripojenia k stretnutiu čo najviac uľahčiť.
• Pri účasti zástupcov z 11 krajín sme ako najväčšie riziko vnímali rôznu kvalitu internetového pripojenia. Počas celého stretnutia sme boli pripojení a kontrolovali, či nevzniknú technické problémy u rečníkov, alebo u tlmočníkov a boli sme im k dispozícii pri dodatočných otázkach a požiadavkách.