Základom pre efektívny výber dodávateľa je čo najpresnejšie popísanie vašich potrieb. Bez poznania požiadaviek je pre prekladateľskú agentúru ťažké pripraviť cenovú ponuku.
Použijeme príklad reálneho tendra, na ktorom si ukážeme, ako by výberové konanie nemalo vyzerať a urobíme ho efektívnejšie.
1. Nevieme, aký charakter majú dokumenty, ktoré sa budú prekladať
Napriek tomu, že je to jedna zo základných informácií, ktoré prekladateľská agentúra potrebuje vedieť, v tendri chýba. Od charakteru dokumentov sa odvíja náročnosť a cena za preklady. Odborné preklady (napríklad právne dokumenty, technické manuály, ekonomické analýzy) obsahujú zaužívanú terminológiu a pre špičkovú kvalitu si vyžadujú prekladateľov so špecializáciou v danom odbore. Na druhej strane, preklady pre širokú verejnosť nie sú striktné v používaní odbornej terminológie, a preto sa prekladajú jednoduchšie.
Ako to urobiť lepšie: Špecifikujte obsah dokumentov, čo agentúre pomôže určiť náročnosť prekladu, napríklad: “Súčasťou dokumentov na preklad sú 3 zmluvy na kúpu počítačovej techniky, výročná správa za rok 2019, podklady na účasť v cca 8 zahraničných výberových konaniach.”
2. Nevieme, na aký účel budú texty použité
Špecifikácia účelu použitia umožňuje prekladateľom a korektorom prispôsobiť preklad cieľovému publiku. Iné požiadavky kladú firmy na internú komunikáciu (napríklad vestník, intranet) než na komunikáciu firmy navonok (napríklad na webovej stránke). Bežnou praxou sú vypracované brand manuály, ktoré určujú rámce internej a externej komunikácie a prekladateľ aj korektor o nich musí vedieť.
Ako to urobiť lepšie: Definujte, kde budú preložené texty publikované a kto ich bude čítať, napríklad: “Zmluvy budú uložené v internom archíve, výročná správa je určená dozornej rade a bude zverejnená na webstránke našej firmy, podklady pre výberové konania bude posudzovať odborná komisia.”
3. Neuvádza sa formát dokumentov
Vo výzve sa neuvádza, v akom formáte má odberateľ pripravené dokumenty na preklady. Vystavuje sa tak riziku navýšenia ceny, ak agentúra objaví v zdrojových textoch tzv. needitovateľné súbory (napríklad skeny). Moderné prekladateľské nástroje dokážu prečítať rôzne neštandardné formáty (dokonca aj programátorský kód), no needitovateľné súbory pred preložením musia prejsť konverziou. Je to časovo náročnejšie, čo sa odrazí aj na konečnej cene.
Ako to urobiť lepšie: Uveďte, aké formáty dokumentov máte k dispozícii a pokúste sa odhadnúť percento needitovateľných súborov, napríklad: “Dokumenty sú vo formáte PDF, Word, Excel, výročná správa obsahuje 17 grafov vo forme obrázku.”
4. Chýba predpokladaný rozsah a objem spolupráce
Odberateľ požaduje garanciu dodania prekladov do 5 dní, no neuvádza objem textov, ktoré bude potrebné preložiť. Aj keď spolupracujeme s viac ako 6 000 prekladateľmi a popasovali sme sa s rôznymi šibeničnými termínmi, je ťažké garantovať dodanie kvalitného prekladu, keď nevieme, aký objem textov budeme prekladať.
Jednorazové objemné projekty si vyžadujú nasadenie tímu niekoľkých prekladateľov a korektorov naraz. Naopak, dlhodobé pravidelné preklady menších objemov umožňujú agentúre plánovať vyťaženie prekladateľov.
Ako to urobiť lepšie: Pokúste sa odhadnúť objem textov, ktoré budete potrebovať preložiť (napríklad v normostranách), alebo priblížte objem porovnaním s predchádzajúcimi projektami. Napríklad: “Zmluvy na kúpu techniky majú rozsah 9 strán každá, do 6 týždňov ich potrebujeme uložiť do archívu. Výročná správa má 42 strán, termín na zverejnenie je koniec júna tohto roka, podklady k zahraničným výberovým konaniam majú zvyčajne rozsah 70 – 110 strán. Výberové konania sú zverejňované v priebehu roka, minulý rok sme sa zúčastnili 8 výberoch konaní, dvoch v každom štvrťroku, aktuálne máme rozpracované 2, ktoré potrebujeme odoslať cca o mesiac, zvyšné podľa toho, ako sa otvoria v priebehu roka.”
5. Stanovenie objektívnych kritérií na posúdenie ponúk
V príklade tendra je pre posúdenie účastníkov stanovené jediné kritérium najnižšej ceny. Rozdiely v cenách sú na trhu prekladov naozaj veľké, preto sa na prvý pohľad javí nízka cena ako najdôležitejší parameter na uzavretie spolupráce s dodávateľom.
Cenotvorbu prekladateľských agentúr ovplyvňuje množstvo faktorov, od skúsených spolupracovníkov cez certifikáty kvality, používané technológie a automatizáciu, ktorá šetrí náklady až po doplnkové služby, ktoré dokáže zabezpečiť.
Lacné preklady nie sú automaticky kvalitné. Nepresnosti spôsobujú nepríjemné problémy a náklady na opravu môžu prevýšiť sumu, ktorú ste na začiatku ušetrili.
Ako to urobiť lepšie: Nastavte si kritériá posudzovania ponúk tak, aby vám umožnili preveriť si odbornú spôsobilosť dodávateľov, technológie, ktoré používajú. Nebojte sa vyžiadať si skúšobný preklad a referencie na služby.