Úradný preklad a apostilácia dokumentu

Predtým ako môže byť verejná listina použitá v inej krajine ako tej, ktorá ju vydala, môže úrad požadovať jej vyššie overenie. Práve na to nám slúži apostila (niekedy aj apostil, apostille alebo apostilácia).

Pridajte sa ku 7000 podnikateľom, marketérom a manažérom a získajte praktické tipy z oblasti prekladov a podnikania v zahraničí.
Preskúmajte Translata Brífing
uradny-preklad-a-apostilacia-dokumentu-2

AKTUALIZOVANÉ V AUGUSTE 2021

Apostila predstavuje vyššiu formu osvedčenia dokumentu, alebo osoby (úradného prekladateľa, notára). Nahradzuje tzv. superlegalizáciu – vyššie overenie dokumentov – a úradný dokument tak apostiláciou môžeme použiť na území krajín, ktoré pristúpili k Dohovoru o Apostile. Ak bude dokument použitý v krajine, ktorá nie je súčasťou Dohovoru o Apostile, je potrebné vyššie osvedčenie list ín formou superlegalizácie aj na Konzulárnom odbore Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR.

Čo je apostila?

Apostila je osvedčenie vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Overenie apostilou skracuje proces vyššieho overenia zahraničných verejných listín. Verejnú listinu opatrenú apostilou možno použiť bez ďalšieho overenia na území inej zmluvnej strany dohovoru a pred ktorýmkoľvek jej orgánom. Apostilácia sa vydáva pre použitie v konkrétnom signatárskom štáte dohovoru, preto by sa listina s apostilou nemala prekladať v inom štáte.

Zahraničný úrad tak bude mať istotu, že dokument, ktorý predkladáte, nie je sfalšovaný a bol vydaný orgánom na to oprávneným.

Ako vyzerá apostilácia?

Spravidla ide o pečiatku alebo nálepku na zadnej strane overovanej listiny. Zahŕňa 10 štandardizovaných a očíslovaných bodov, ktoré potvrdzujú pravosť priloženého dokumentu. Riadne vyplnené osvedčenie potvrdzuje hodnovernosť podpisu, funkciu osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine (čl. 5 dohovoru).

Apostilácia - vzor

Vzor apostily.

Kto vydáva apostiláciu?

Na Slovensku nemáme jednotný orgán, ktorý by zastrešoval vydávanie apostilácií. Apostilu vydáva vždy orgán nadradený úradu, ktorý vydal príslušný originálny dokument. Jednotlivé dokumenty je možné apostilovať na príslušných úradoch.

Zoznam najčastejšie prekladaných dokumentov a úrad, ktorý daný dokument apostiluje:

V akom jazyku je apostila vydaná?

Apostila sa vydáva v úradnom jazyku štátu, ktorý vám vydal príslušný dokument. Na Slovensku sa vydávajú dvojjazyčné apostily v slovenskom a anglickom jazyku, ostatné krajiny vydávajú apostily v svojom úradnom jazyku alebo v angličtine. Ak chcete dokument s apostilou použiť v zahraničí, je potrebný úradný preklad dokumentu aj apostily.

Kedy je apostilácia potrebná?

Apostilácia sa nevyžaduje vo všetkých prípadoch. Je potrebná iba vtedy, ak to vyžaduje úrad, ktorému sa preložené dokumenty odovzdávajú. Odporúčame vopred si overiť, aké dokumenty od vás zahraničný úrad vyžaduje a akým spôsobom musia byť overené.

Ako by ste mali postupovať, ak potrebujete v zahraničí doložiť úradný preklad dokumentu?

Kedy sa dokument nedá apostilovať?

Elektronicky vydávané dokumenty nie sú verejnými listinami SR, nakoľko nie sú opatrené pečiatkou so štátnym znakom a nie sú podpísané oprávnenými pracovníkmi. Dokumenty v digitálnej podobe preto nemôžu byť apostilované. Ak potrebujete overenie elektronického dokumentu, odporúčame požiadať danú štátnu inštitúciu o vydanie fyzickej listiny pre použitie v zahraničí. 

Pozor aj pri notársky overených dokumentoch. Listinu na Slovensku totiž nie je možné apostilovať v prípade, ak ju osvedčil notársky koncipient (musí byť overená notárom alebo notárskym kandidátom). Príslušné úrady majú tiež právo odmietnuť osvedčenie listiny, ktorá je vydaná v rozpore s platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky, alebo odporuje princípom medzinárodného práva.

Overenie listín súkromných firiem

Právnické osoby, banky, firmy či agentúry nevydávajú verejné listiny Slovenskej republiky. V prípade, že zahraniční partneri (v krajine, ktorá pristúpila k Dohovoru o Apostile) žiadajú ich osvedčenie, môžete postupovať nasledovne: Originál listiny podpíše štatutár spoločnosti pred notárom, notára apostiluje príslušný krajský súd. Slovenská obchodná a priemyselná komora potvrdí existenciu podnikateľského subjektu na origináli listiny. Následne súdny prekladateľ vyhotoví preklad listiny. Prekladateľa následne apostiluje ktorýkoľvek krajský súd.

 

Nezabudnite, že je rozdiel medzi obyčajným prekladom a úradným prekladom. Úradné preklady (tiež sa môžete stretnúť s pomenovaním „súdne overené preklady“, „súdne preklady“, alebo aj „preklady s pečiatkou“) môžu vyhotovovať len profesionálni prekladatelia, ktorí majú poverenie Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky. Vyžadujú sa pri oficiálnom styku so štátnou správou, alebo verejnými inštitúciami.

 

Úradný preklad - vzor

Zadná strana úradného prekladu.

Aktualizovaný zoznam krajín, ktoré sú členmi Dohovoru o Apostile (niekedy nedostačujúco označovaného ako Haagsky dohovor), nájdete na webstránke Ministerstva zahraničných vecí SR: Zoznam štátov Haagskeho dohovoru a dohovoru o Apostile

Presný návod o apostilácii dokumentov nájdete tu.

Viac informácií o apostilácii dokumentov nájdete tu.

Je pre mňa splneným snom pracovať pre firmu, v ktorej ľudí a služby verím na 100%. Peter Drucker mal v jednom pravdu: "The best way to predict the future is to create it," preto vás budem rada informovať o budúcom smerovaní prekladateľského sveta a tiež tajných úskaliach marketingu.